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Technische Probleme bei Online Präsentationen


Wer kennt es nicht: Man hat eine Videokonferenz und plötzlich bleibt das Bild hängen – schlechte Internetverbindung. Total ärgerlich, dabei war es gerade wichtig. Viele Leute haben schon mit diesem technischen Problem bei Online-Meetings zu kämpfen gehabt und es gibt noch so viel mehr, was passieren kann. Wichtig in solchen Situationen ist es jedoch nicht zu verzweifeln, sondern die auftretenden Hindernisse gekonnt und souverän zu meistern. Um das zu schaffen, sollte aber zuerst geklärt werden welche technischen Probleme überhaupt auftreten können.

 

Technische Probleme, die auftreten können

 

1. Nutzerbezogenes Problem

Bist du mit dem Videomeeting oder Webinar Tool noch gar nicht oder kaum vertraut, kann es mit hoher Wahrscheinlichkeit vorkommen, dass du während deiner Online Präsentation mit Problemen konfrontiert wirst.

 

Um sicherzugehen, dass du selbstbewusst im Umgang mit der Software bist, solltest du dir genügend Zeit nehmen, um mit dem System vertraut zu werden. Dazu kannst du auch die FAQs lesen, um schnell Antworten auf die häufigsten Fragen zu finden. Bevor eine Live-Videokonferenz starten soll, bei der ein neues System verwendet wird, mache einen Probedurchlauf, der eine Live-Situation so gut wie möglich simuliert. Somit kannst du verstehen, wie du welche Funktionen am besten einsetzt.

 

Genau so eine leidvolle Erfahrung habe ich gemacht. Bei meinem ersten Rocke die digitale Bühne Webinar, wurde den TeilnehmerInnen der falsche Webinarlink geschickt. Ich habe den Veranstalter darauf aufmerksam gemacht, dass die TeilnehmerInnen in einem ganz anderen Webinar landen. Es hat eine halbe Stunde gedauert, bis das Problem gelöst war. Hier war ich noch ruhig.

 

Es kamen trotz dieser Hürden die Hälfte der angemeldeten TeilnehmerInnen, immerhin. Doch als ich mit den TeilnehmerInnen mittels Chat interagieren wollte, fand ich den Chatverlauf nicht. Am Vortag ging ich noch mit der Technikerin den Chat durch, aber es war keine simulierte Live-Situation. Die Webinar Software war neu für mich und ehrlich auch sehr schwierig zu bedienen für das erste Mal. Hier hätte ich mir Zeit nehmen müssen, mit der Technikerin,  die mir an diesem Abend zur Seite stand, während des Problemaufritts zu kommunizieren und den TeilnehmerInnen einstweilen zu sagen, dass wir das Chatproblem gleich lösen werden. Das habe ich leider nicht getan, somit ging die ganze Interaktion mit dem Publikum verloren. In solchen Situationen heißt es wirklich Ruhe bewahren! ein paar Minuten sich Zeit nehmen und das Problem zu lösen. Daraus habe ich gelernt und nun weiß ich, wie ich es beim nächsten Mal besser mache.

 

 

2. Netzwerkbezogene Probleme wie eine schlechte Internetverbindung

Eine instabile Internetverbindung ist eines der häufigsten Hindernisse, die Online-Nutzer haben. Die häufigsten Hinweise auf diese Probleme sind abgehackte Audios, ein Video, das dauernd stecken bleibt, Fehler beim Screensharing und unerklärliche Verzögerungen. Um diese Hindernisse zu beheben, kannst du zuerst die Voraussetzungen des Tools für Schnelligkeit und Bandbreite deiner Internetverbindung prüfen.

 

Schon Einstein sagte: Probleme sollte man niemals mit der selben Denkweise lösen, durch die sie enstanden sind. Darum ist es ratsam, auch unbedingt eine andere Lösung bzw. ein Back up zu haben und vorher zu prüfen.

Vor kurzem kam es zur folgenden technischen Herausforderung.  Ich gab ein Präsentationstraining für die Fachhochschule BFI Wien und befand mich zu der Zeit gerade in der Wohnung eines Freundes auf Zypern. Ich traf mich mit dem Organisator ein paar Minuten vorher im Raum und wir testeten die Technik. Als wir bemerkten, dass die Internetverbindung wegen dem zu der Zeit vorherrschenden Unwetter sehr instabil  war, wechselte ich sofort auf mein Backup – mein Hotsport meines Mobiltelefons. So konnte ich mit ein paar Klicks eine neue Internetverbindung schaffen. Das Präsentationstraining hat dann einwandfrei geklappt.

 

Probleme kann man niemals mit der selben Denkweise lösen, durch die sie entstanden sind.

Albert Einstein

 

3. Video- und audiobezogene Probleme

Wenn Nutzer einander nicht sehen oder hören können, wenn ein Konferenztool verwendet wird, ist das nicht sehr nützlich. Verzögerungen im System, widerhallendes Audio oder auch eine zu niedrige Lautstärke können das Tool unbrauchbar machen. Um solche Probleme nun zu lösen, stelle erstmal sicher, dass alle Nutzer, aber vor allem du selbst, die richtige Ausstattung haben. Geräuschunterdrückende Ausrüstung beispielsweise ist sehr gut, um Audiostörungen durch Hintergrundgeräusche zu minimieren. Jede Person, die einen Computer verwendet sollte ein Headset, Kopfhörer oder ein gutes Mikrofon haben, um Echos zu verringern. Überprüfe außerdem alle Verbindungen, auch von Headset und Kamera, um sicherzugehen, dass alle Kabel richtig angesteckt sind. Auch bei Licht, Mikrofon und Kamera ist ein Backup ratsam, falls dein Original im Moment deiner Online Präsentation den Geist aufgaben sollte.

 

 

4. Integrationsprobleme, z.B. ein inkompatibles Betriebssystem oder inkompatibler Browser blockieren die Konferenzsoftware

Heutzutage verlassen sich die Menschen auf eine Vielzahl von Geräten, wie Smartphones, Tablets, Laptops und Computer, für den täglichen Gebrauch sowie Videokonferenzen.  Vor der Festlegung auf ein Videokonferenzsystem sollte die Kompatibilität mit den bereits vorhandenen Geräten und anderen Applikationen wie z.B. dem Browser oder dem Betriebssystem geprüft werden. So können häufige Probleme bei Videokonferenzen vermieden werden.

 

Hierzu hatte ich auch eine leidvolle Erfahrung mit dem ersten Mal benutzen von MS Teams. Alles ging ich vorher mit dem Techniker am Vortag in mehreren Stunden durch, um Fehler zu vermeiden.  Doch am  Tag des Trainings funktionierte dann doch vieles nicht, was vorher beim Probelauf funktioniert hatte wie das Abspielen von PowerPoint oder Videos und Musik. Meine ZuhörerInnen, Lektoren einer Fachhochschule, nahmen mir das nachher sehr übel. Das war sehr unangenehm. 

 

Im Nachhinein hat sich dann herausgestellt, mein “veraltetes” Betriebssystem meines MacBooks war nicht kompatibel mit MS Teams. Erst die Installierung eines neuen Betriebssystem behebte diese Fehlerstörungen.

 

Wie reagierst du souverän bei technischen Problemen bei Online Präsentationen?

 

Vorbereitung, Vorausplanung und Backup
Bereite dich so gut wie möglich auf mögliche Probleme vor und plane voraus. Überlege was passieren kann und wie du das Problem schnell beheben kannst. Sehr zu empfehlen sind Backups bei Mikrofon, Kamera Licht, Internetverbindung etc. um schnell wechseln zu können. Einen Back-up Plan zur Hand zu haben ist sehr nützlich und zeugt von wichtigen Fähigkeiten zur Voraussicht, Planung und Führung.

 

Ruhig bleiben und mit Humor nehmen
Bei Problemen die Nerven zu verlieren bringt dir nichts, ist unprofessionell und vergeudet Zeit. Bleibe ruhig und nimm die Situation mit etwas Humor. Versuche das Problem so schnell wie möglich zu lösen und nicht zu verzweifeln. Probleme können immer auftreten, egal wie intensiv und gut man sich darauf vorbereitet.

 

Authentisch und offen kommunizieren
Sei ehrlich und erkläre deinem Publikum, was nicht funktioniert. Lasse sie nicht im Dunkeln darüber, was gerade passiert. Sie werden verstehen, wenn etwas nicht so läuft wie geplant und vielleicht haben die TeilnehmerInnen sogar Lösungen parat.

 

Nimm dir Zeit, um das Problem zu lösen
Probleme zu lösen und dabei nicht den Kopf in den Sand zu stecken, zeigt deine professionellen Führungsqualitäten. Du lässt dich auch in Stresssituationen nicht aus der Fassung bringen.

 

Lass dir helfen
Du musst nicht immer alles alleine lösen. Menschen lieben es anderen zu helfen, wenn sie können. Habe daher einen Technikspezialisten an deiner Seite, der dir bei Fragen schnell antworten kann.

 

Beschäftige das Publikum
Wenn das technische Problemauftritt, beschäftige deine Zuhörer in der Zwischenzeit während du das Problem löst. Du kannst z.B. eine kleine Diskussion im Raum starten etwa mit der Frage „Welche technischen Probleme hat es bei euch schon gegeben?“. Oder du stellst eine Frage rund um das Thema, um das es gerade geht.

 

Learnings ziehen
Wenn Probleme auftauchen, kannst du viel daraus lernen, egal ob du sie gemeistert hast oder nicht. Hast du ein Problem erfolgreich behoben kannst du dir merken, wie du das geschafft hast und es nächstes Mal vielleicht sogar noch schneller machen. Wenn du es nicht geschafft hast das Problem zu beseitigen, solltest du dir anschauen, wie du die Situation nächstes Mal lösen kannst, um schneller zu agieren. Generell kannst du dir anschauen weshalb das Problem aufgetreten ist und wie du es in Zukunft so gut es geht vermeiden kannst.

 

 

Fazit: Technische Probleme können jederzeit auftreten und haben unterschiedliche Ursachen. Du kannst zwar versuchen diese zu minimieren, doch du kannst nicht komplett verhindern, dass sie auftauchen. Um dich jedoch bestens auf möglich Probleme vorzubereiten und im Ernstfall souverän damit umgehen zu können solltest du dir eine Übersicht über Hindernisse und ihre Lösungen verschaffen und einen Back-up Plan erstellen. Wichtig ist, dass du beim Auftreten von Problemen ruhig bleibst, das Problem löst und auch mit deinem Publikum kommunizierst. Befolgst du diesen Guide für einen souveränen Umgang mit technischen Problemen bist du in Zukunft bestens ausgerüstet und kannst Probleme mit Leichtigkeit bewältigen.

 

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